Was bedeutet „gute Office-Kenntnisse“ in einer Stellenanzeige?

Was bedeutet „gute Office-Kenntnisse“ in einer Stellenanzeige?

In Stellenanzeigen heißt es immer wieder, dass der Bewerber „gute Office-Kenntnisse“ mitbringen sollte. Natürlich ist es einleuchtend, dass sich Unternehmen einen versierten Umgang mit dem Computer wünschen. Schließlich gibt es so gut wie keinen Beruf, der komplett ohne Computer auskommt. Doch was ist mit solchen Formulierungen in Stellenanzeigen gemeint? Wann sind die Office-Kenntnisse gut und wann sind sie sehr gut? Und bei welchen Tätigkeiten spielen die Computerkenntnisse eine besonders wichtige Rolle?

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Was bedeutet gute Office-Kenntnisse in einer Stellenanzeige

Wir klären auf!:

Welche Office-Kenntnisse sind gefragt?

Bei Office handelt es sich um ein Software-Paket für die Daten- und Textverarbeitung. Die Software stammt aus dem Hause Microsoft und wird von Privatpersonen genauso genutzt wie von Unternehmen.

Die Standardversion umfasst im Wesentlichen vier Programme, nämlich:

  • Word für die Textverarbeitung

  • Excel für Tabellenkalkulationen

  • PowerPoint für Präsentationen

  • Outlook als E-Mail-Programm

Die meisten Unternehmen erwarten, dass sich ein Bewerber mit diesen vier MS-Office-Produkten auskennt. Der Bewerber sollte also wissen, dass es diese Programme gibt und wie sie funktionieren.

Wie umfangreich die Office-Kenntnisse sein sollten, hängt vom Arbeitgeber und dem Job ab. Gehören die übliche Korrespondenz und ein paar administrative Aufgaben zur Tätigkeit dazu, genügt es meist, wenn der Bewerber die gängigen Grundfunktionen von Word, Excel und Outlook beherrscht.

Er sollte also zum Beispiel Texte erstellen und formatieren, Vorlagen, Verzeichnisse und Tabellen nutzen und per E-Mail kommunizieren können. Genauso sollte er in der Lage sein, einen normalen Geschäftsbrief zu erstellen, ohne dass dafür erst eine aufwändige Einarbeitung notwendig ist.

PowerPoint wird benötigt, wenn Inhalte visuell aufgearbeitet werden müssen. Das kann der Fall sein, wenn beispielsweise zum Job gehört, Präsentationen für interne Meetings vorzubereiten oder Infomaterialien zu entwerfen.

Unternehmen arbeiten aber oft nicht mit den Versionen, die auf privaten Computern laufen. Stattdessen haben sie erweitere Pakete oder andere, zusätzliche Software für besondere Anwendungen. Weil ein Bewerber die interne Software in aller Regel nicht kennen kann, genügen in vielen Fällen Basiskenntnisse.

Wann braucht ein Bewerber erweitertes Office-Wissen?

Bei einigen Berufen ist es mit Grundwissen nicht getan. Das betrifft vor allem solche Tätigkeiten, bei denen der Computer zu den wichtigsten Instrumenten im Berufsalltag gehört.

Wie wichtig dem Arbeitgeber Computerkenntnisse sind, lässt sich an zwei Dingen ablesen. Der erste Hinweis ist, an welcher Stelle die Anforderungen genannt werden. Stehen die Computerkenntnisse in der Stellenanzeige bei den Voraussetzungen gleich am ersten oder zweiten Platz, legt der Arbeitgeber großen Wert darauf. Sind sie hingegen erst gegen Ende aufgeführt, fallen sie weniger ins Gewicht.

Den zweiten Hinweis liefert die Abstufung. Erwartet der Arbeitgeber, dass die Office-Kenntnisse „hervorragend“ oder „sehr gut“ sind, sollten die Fertigkeiten über Basiswissen hinausgehen.

Tiefer gehende Kenntnisse in Excel sind zum Beispiel gefragt, wenn der Bewerber im Finanzwesen, Controlling oder Einkauf, in der Buchhaltung, der Logistik, der Verwaltung, der Produktionsplanung oder im Supply-Chain-Management tätig werden möchte.

Hier wird oft auch mit der Datenbank-Software Access gearbeitet. Kenntnisse dazu sind aber nur selten gefordert. Möchte der Bewerber im Marketing oder Vertrieb, in der Immobilienbranche, im Produktdesign, in der technischen Systemplanung oder in ähnlichen Bereichen arbeiten, sollte er mühelos mit PowerPoint umgehen können.

Neben der Branche spielt aber auch die Position eine entscheidende Rolle. Wer bereits Berufserfahrung mitbringt und im Sekretariat dafür zuständig sein wird, geschäftliche Unterlagen fristgerecht fertigzustellen, muss wissen, wie es geht.

Er wird keine Zeit haben, erst lange zu recherchieren, wie ein Text formatiert oder konvertiert wird. Geht es bei der Bewerbung hingegen um einen Ausbildungsplatz, sind die Anforderungen niedriger. Das Erstellen und Aufarbeiten von Dokumenten lernt der Azubi schließlich erst noch während der Ausbildung.

Wie gut Office-Kenntnisse eingestuft werden, ergibt sich außerdem aus dem Tempo. Je schneller der Bewerber seine Kenntnisse einsetzen und die jeweiligen Funktionen oder Anwendungen ausführen kann, desto besser. Denn im Umgang mit MS Office zählt nicht nur die Theorie, sondern auch und vor allem die Praxis.

Wie kann der Bewerber seine Office-Kenntnisse verbessern?

Eine klare und verbindliche Definition, wann die Office-Kenntnisse gut, sehr gut oder hervorragend sind, gibt es nicht. Letztlich legt jeder Arbeitgeber eigene Maßstäbe an, die sich an der Branche, der Tätigkeit und den typischen Aufgaben orientieren.

Andersherum hält der Bewerber seine Kenntnisse möglicherweise für nichts Besonderes, weil es für ihn selbstverständlich ist, Texte und Briefe mit Word zu schreiben und seine E-Mails über Outlook abzurufen, zu verwalten und zu verschicken. Ist das der Fall, kann er von guten Office-Kenntnissen ausgehen.

Andernfalls gibt es zahlreiche Möglichkeiten, wie die Kenntnisse auf Vordermann gebracht werden können. So finden sich im Internet unzählige Anleitungen, Tutorials und Videos zum Thema. Auch Bücher führen in MS Office ein oder behandeln speziellere Bereiche und Anwendungen. An vielen Schulen werden Kurse angeboten und die Volkshochschulen haben ebenfalls oft Computer- und Office-Kurse im Programm.

Ähnlich wie bei Fremdsprachen gibt es außerdem spezielle Zertifikate, die die Office-Kenntnisse nachweisen und einordnen. Allerdings sind die Zertifikate kostenpflichtig und für Bewerber eher selten notwendig.

Und: Jeder Arbeitgeber wünscht sich optimale Kandidaten, die möglichst viel können und gut zum Unternehmen passen. Deshalb wird er in einer Stellenanzeige nicht schreiben, dass er durchschnittliche Office-Kenntnisse erwartet. Doch was er unter guten oder sehr guten Kenntnissen versteht, ist subjektiv.

Sollte sich beim Vorstellungsgespräch herausstellen, dass die Einschätzungen weit auseinanderliegen, kann der Bewerber immer noch seine Bereitschaft signalisieren, die vorhandenen Lücken schnellstmöglich zu schließen.

Wenn gute oder sehr gute Office-Kenntnisse in der Stellenanzeige genannt sind, sollte das den Bewerber also nicht von der Bewerbung abhalten.

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Mareike Dietzbach, - Personalerin und Ausbilderin, Simon Schneider, Ausbilder und Bewerbungstrainer und Christian Gülcan, Unternehmer, Gründer, Arbeitgeber und Betreiber dieser Webseite, Ferya Gülcan, Unternehmerin, Arbeitgeberin, schreiben hier Wissenswertes zum Thema Ausbildung, Berufe, Praktikum, Berichtsheftführung mit vielen Tipps und Ratgebern für Auszubildene, Schüler und Umschüler, Studenten und Jobsuchende.

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